企画会議で広報誌の内容を決めます

いよいよ広報誌作りの方法に入っていきます。

まず、広報誌に掲載する内容を決めます。これが決まらないと先に進めませんね。

とはいえ「掲載内容を決める」と言われても、何を掲載したらいいんだろうと迷ってしまうかもしれません。そんなときは以下の三つの内容から、掲載物を考えてみてください。

掲載内容は三つに分かれる

広報誌に掲載する内容は「報道」「特集」「読み物」の三つに大きく分類できます。

広報誌の掲載内容三つ

広報誌に掲載する3大要素

・報道――出来事を知らせる

「報道」は、実際に起こった事柄を知らせるものです。具体的には、行事の紹介、広報誌が配布される組織の活動報告、組織のメンバーに関連する出来事紹介などです。

・特集――テーマを決めて掘り下げる

「特集」は、一つの内容を掘り下げて紹介するものです。各種資料や関係者への取材、アンケートの実施結果などにより、内容を深めていきます。

例えば交通安全の特集を作るなら、関連地域の交通状況を調べて独自に危険な箇所をピックアップしたり、地元警察から交通安全への取り組みとして実施されている取り組みを聞いたりします。また広報誌を配布する組織のメンバーにアンケートをとって安全意識を調べたり、危険な目に遭ったかどうかなどを調べたりします。実際に事故に遭った人の体験談を聴くのもいいでしょう。こうした内容をまとめて紙面に掲載することで、地域の交通安全における課題を浮き彫りにしたり、みんなの意識を高揚するために啓発したりします。

特集の例としては、学校関連なら交通安全のほか、学校給食、子供の虫歯、子供とスマホ、いじめへの意識、季節ごとの健康管理方法などいろいろ考えることができます。企業やそれに準ずる組織なら、社内で発生した事故を検証、新たな給与制度を分かりやすく解説、年金について知っておきたいこと、なぜ今あいさつ運動を開始したのか、メール送信で役立つヒント、敬語と謙譲語、家族で行きたいお勧め観光地など、いくらでも考え出すことができますね。

・読み物――箸休めであり他記事への橋渡しにも

報道や特集以外の内容をひとまとめにして「読み物」とします。「読み物」には内容の硬いものも軟らかいものもありますが、いずれも「広報誌の中心的な存在ではなく箸休め的なもの」というくくりになります。

具体例としては、コラム、作文、健康豆知識、クイズなどがあります。また四コママンガや連載小説なども読み物ですね。新製品の紹介などは報道でもありますが「こんな場面で便利だよ」と簡単に紹介したものなら読み物になります。

こうした読み物は、報道や特集を読まない読者にも受け入れられやすいもの。読み物だけしか読まなくても、読者であり続けてくれれば、やがてはほかの記事も読んでくれる日がくることが期待できます。子供が日刊紙で見るのは四コママンガだけかもしれませんが、やがてはその近くに掲載されている記事に目がいくようになり、新聞全体を読むようになることが期待できます。その発刊物を身近に感じられる気持ちを醸成するのも、読み物の一つの役割であると言えます。

紙面掲載内容の一例

企画会議で話し合った結果、以下の内容を掲載することになったとします(某団体内で発行される広報誌の一例)。

  • 総会の記事(報道)
  • 特集「スマホと子供」(特集)
  • 新会長あいさつ(読み物)
  • 突撃インタビュー/○○医師に聞く(読み物)
  • 会員の作文(3人)(読み物)
  • 行事予定(報道)

どんな切り口で掲載するかなど考える

掲載する内容ごとに、どういう視点で、またどういう切り口で紙面に展開していくかを話し合い、決めていきましょう。

「報道」の「総会の記事」の場合、総会が開催されたことを記事で示すのはもちろんですが、総会のうちどの内容を前面に出すかを考えてみます。もし会長が新しくなったのなら、そのことを前面に出す必要がありますね。あるいは今総会が例年とは違った開催方法をとったのなら、そのことを中心にした記事にしてもいいかもしれません。あるいは総会で新たな課題が提出された(緊急動議が出され場合も)ならば、そのことにスポットを当てるのもいいですね。

総会の記事を表現する切り口3例

総会の紙面表現におけるさまざまな切り口

「特集」では、どのような切り口で「スマホと子供」について紹介するかを考えましょう。子供にスマホを持たせる場合の注意事項を中心とした記事にするのか、あるいは現在スマホを使っている子供たちの現状を親に知らせるものにするのか、またはスマートフォンを学習や趣味に活用するヒントを示すものにするのか……。「スマホと子供」というテーマであっても、その切り口はいくらでも考えられます。広報誌を配布する対象者に、今、一番知ってほしいこと、あるいは最も問題になっていることなどの面から、どういう切り口で特集を構成すると魅力的な内容になるかを考えてみましょう。

特集の場合、上記の切り口が決まると、資料の集め方や取材の仕方を決められるようになります。切り口に沿って資料を集め、インタビューをし、アンケートを取るなど、いろいろな手法を考えて、どうしたら特集を作り上げる材料集めができるかを考えます。

「読み物」は、原稿を依頼するものと、編集側が記事を作成するものとに分かれます。依頼する場合は、誰に頼むのかを決めていきます。編集者が作成する場合は、作成方法を考えます。

上記の掲載内容例のうち「新会長あいさつ」は新しく会長になった方に原稿を依頼します。「会員の作文」も依頼が必要ですね。「突撃インタビュー」は編集側でインタビューの設定をしなければなりません。「○○医師に聞く」とありますので、○○先生に連絡して、取材をさせていただけるか、またそれを広報誌に掲載していいかなどを事前に確認しなければなりません。同時に取材日程等も決めていきます。