完成した広報誌を複製します

校了まで進めた広報誌のレイアウトを印刷します。印刷は大きく分けて「自前のプリンターで出す」場合と「印刷屋さんに依頼する」場合に分けることができます。

自前のプリンターで印刷

・インクジェットプリンターで印刷

家庭で使われているプリンターといえば、ほとんどがインクジェットプリンターでしょう。インクの数は4色や6色が主流で、機器自体が安価な物が多いので普及しています。

安価で手軽に使えるというメリットはあるものの、このプリンターで印刷すると時間がかかります。またインクの量が限られたものが多いので、大量に印刷すると、すぐにインク切れになってしまいます。印刷枚数が少なくて、時間に余裕がある場合はよいのですが、大量に印刷するには適していません。

ただし「レイアウト」の項で述べたように、制作途中でのチェックのために印刷するには有効と言えます。

インクジェットプリンターで500枚、1000枚と印刷するのは、時間とインクコストを考えると現実的ではないでしょう。そんな場合は印刷屋さんでの印刷を候補に入れて検討しましょう。

・複合機で印刷

会社や団体の事務所などには複合機が置かれている場合が多いですね。複合機とは、コピー機・プリンター・ファクス・スキャナーなどが一体化した機械。以前はコピー機だけとして置かれている場合が多かったものの、現在ではプリンター等の機能が求められる場面が多くなったため、複合機という形で普及しています。

複合機が利用できるのなら、インクジェットプリンターよりも効率的に印刷が可能です。複合機は、ほとんどがレーザープリンターであることから、出力スピードが速く、また数百枚程度なら無理なく出すことができます（印刷する1枚ずつにカウンター料金がかかりますが）。もちろん数が多い場合は、印刷屋さんでの印刷が有効です。

・簡易印刷機で印刷

自前で簡易印刷機をお持ちであれば、活用するのもいいでしょう。当該機器の能力などに合わせて、印刷をしていきます。

・PDFで配布

広報誌を印刷するのは紙媒体として多くの人に配布するためですが、紙にこだわらない方法もあります。PDFというファイル形式を利用すれば、ペーパーレスで配布できます。

PDFは紙に印刷した状態をデータ的に実現しており、パソコンをはじめ、スマホやタブレットなどでも閲覧することができます。もちろんPDFをプリントすることもできます。閲覧者のほとんどがパソコンやスマホなどで広報誌を読むことが前提にできるなら、この方法は意味があります。

ただしメール等での配信の場合には、PDFのデータ量に注意が必要です。大きなファイルだと送信できませんので、低解像度（プリントすると写真などの画像が荒れる）PDFにするなどしてデータ量を減らす工夫が必要になります。とはいえページ数が多くなると、それでもデータ量が多くなりますので、その際はホームページからのダウンロードなどによって閲覧してもらう方法をとることになるでしょう。またPDFの作成時には、必ずフォントを埋め込むことなど、守るべき事柄がありますので、その辺りも注意が必要です。

PDFでの配布は確かに合理的で効率的ですが、メールの添付ファイルを開く、ダウンロードを要するなど、閲覧者のアクションが必要になります。紙媒体なら手に取っただけで、すぐに閲覧できる利点があります。

※PDFについてはこちから。（「PDFって何よ」）

印刷屋で印刷してもらう

数量などの問題で自前のプリンターでは印刷が難しい場合は、印刷屋さんにお願いしましょう。印刷業者に依頼する場合は、広報誌の制作を始める前にしっかりと打ち合わせをしておくことが大切です。

・ダイレクト印刷

自前のプリンターでプリントしたものをそのまま印刷します。コピー機で複写するようなものですが、コピー機ではなく、印刷機で印刷されます。

ただ、プリンター出力の現物をそのまま複写するので、もとのプリントしたものより若干、荒れたものになります。若干のボケなどが気にならない場合は、ダイレクト印刷が最も安価でスピーディーです（元がきれいなら、それほどボケが気にならない場合も少なくありません）。

・Wordファイルを入稿

校了まで進めたWordファイルを印刷屋さんに渡して印刷することができます。ただここには、さまざまな制約があります。まず、依頼する業者が、Wordファイルからの印刷に対応している必要があります。またWordのバージョンの問題もあります。Windows版かMac版かの問題もあります。さらに使用フォントの問題があります。あなたが制作時に使ったフォントと同じものが印刷屋さんの出力パソコンに入っていなければなりません。さらに色目の問題もあります。これについては印刷業者さんで調整をしてくれる場合もあるようですが……。いずれにせよ、Wordファイルを渡して印刷してもらう場合は、事前にしっかり印刷屋さんと打ち合わせをしましょう。印刷をする段ではなく、広報誌を作り出すときに、打ち合わせをしておきましょう。

・PDF入稿

印刷のプロの現場では、多くがこのPDF入稿を行っています。プロの制作現場では、Adobe社のIllustrator（イラストレーター）やInDesign（インデザイン）、Photoshop（フォトショップ）などが使われており、これらソフトで作ったものをPDF形式に書き出して印刷屋さんに渡す形が主流です。このときのPDFは、印刷用の形式であり、一般的なPDFと少し違っていますが基本は同じです。

Wordで作ったファイルをPDF形式にして印刷屋さんに渡すこともできます。その場合もさまざまな制約があります。フォントを埋め込むなどいろいろですが、これも事前に印刷屋さんとしっかりと打ち合わせをし、どういう点に注意してPDF化するかを確認しておきましょう。

※プロの現場で使われているソフトについてはこちらから。（「DTPって何よ」の「（4）DTP定番ソフト」）

※PDFについてはこちから。（「PDFって何よ」）